Manual AcaDoc v2.0

Pentru cadre didactice

  1. Autentifică-te cu email și parolă.
  2. Alege semestrul din Dashboard. Implicit, aplicatia selecteaza semestrul curent pe baza datelor start/end.
  3. Verifică statusul fiecărui document: În termen, Restant, Depus, Aprobat sau Respins.
  4. Apasă Încarcă, selectează fișierele și depune documentul.
  5. Dacă documentul este respins, citește motivul și reîncarcă o versiune nouă.
  6. Din butonul cu numele tău poți schimba parola.
  7. Notificarile de reminder se trimit automat cu 7/3 zile inainte de deadline, doar daca documentul nu a fost depus.

Pentru conducere / administratori

  1. Definește semestrele, tipurile de document și deadline-urile.
  2. Urmărește Dashboard-ul: Restante înseamnă documente care au depășit deadline-ul.
  3. În Review aprobă sau respinge documentele depuse.
  4. În Rapoarte vezi indicatori, grafice Chart.js și export CSV/XLSX/PDF.
  5. În Utilizatori creezi conturi, resetezi parole și dezactivezi conturi.
  6. În Test email verifici configurarea SMTP/mail/log.

Compatibilitate instalare

  • Ubuntu + Apache + PHP 8.3 + MySQL/MariaDB: recomandat DocumentRoot către public/.
  • cPanel webhosting: recomandat subdomeniu/addon domain cu document root către public/; dacă nu este posibil, setează app.base_path conform căii publice.
  • CRON: rulează zilnic php /path/to/acadoc/cron/daily.php.
  • Email: folosește smtp pentru producție; log doar pentru test.

Backup / Restaurare

  • Administratorii pot accesa meniul Backup pentru creare backup manual.
  • Aplicatia creeaza automat backup la 15 zile prin CRON.
  • Backup-ul poate fi descarcat local si pastrat pe o sursa externa.
  • Restaurarea se poate face din backup salvat pe server sau din backup ZIP incarcat manual.
  • Restaurarea inlocuieste datele curente; creeaza un backup manual inainte de restaurare.

Audit notificari

  • Administratorii pot accesa meniul Audit pentru a vedea notificari trimise sau esuate.
  • Pagina include destinatarul, subiectul, contextul si eroarea SMTP/mail daca trimiterea nu a reusit.
  • Exista si un buton de test pentru verificarea mecanismului de notificari.

Calendar notificari deadline

  • Reminder-ele se trimit la 14 / 7 / 3 / 2 / 1 / 0 zile inainte de termen.
  • In ziua 0, mesajul precizeaza ca termenul limita este astazi.
  • Dupa expirarea termenului, se trimite zilnic o instiintare pana la incarcarea documentului.
  • Notificarile se opresc cand documentul ajunge in status submitted sau approved.
  • Statusurile draft si rejected raman eligibile pentru notificari.